Ticari faaliyet içinde bulunan tüm şirket ve işletmeler, faaliyet alanları ne olursa olsun satın aldıkları her mal, ürün ve hizmeti satmak için alırlar. Satabilmenin en temel şartı da rekabet edebilme gücüne sahip olmaktan geçer. Rekabet edebilmenin temelinde de maliyetler vardır. İşte tüm bunların sağlanabilmesinde satın alma temel bir unsur olarak karşımıza çıkar.
Ticari faaliyetlerde rekabet edebilme, karlılık ve sürdürülebilir işletme maliyetlerini yakalamakta satın almanın rolü etkileyici değil belirleyicidir. Belirleyici olabilmenin kendi içinde vazgeçilmez prensip ve yöntemleri vardır. Bunlar; biçim ve usulden ziyade, esas ve realite gerektiren işlevlerdir. Usul ve kaideleri dışlamadan esas olanı elde edebilmektir. Elde edilen değer, tıpkı kalp ve beyin arasındaki uyumun sağladığı işlev gibi şirkete ahenkle uygulamalıdır.
İşletmeyi bir beyin olarak ele aldığımızda; satın almanın, o beynin kalbi konumunda kan pompalayacak kadar önemli bir işleve sahip olduğunu söyleyebiliriz. Satın almada en önemli nokta ihtiyaç kavşağındaki karmaşanın, ihtiyaç duyulan birimle uyumlu bir şekilde belirlenmesinden geçmektedir. İyi bir satın alma yönetimi, aynı zamanda işletmeyi bilen ve okuyabilen nitelikte olmalıdır. Piyasayı çok iyi takip ederek gelişmeleri gözlemleyip farklı alternatifleri değerlendirebilmelidir. Bir işletmecide de benzer vasıfların bulunması gerekir. Satın almayı anlayan, bilen ve okuyabilen olmalıdır. Bu frekansın yakalanması durumunda; şirketin kazanması, büyümesi ve gelişmesi kaçınılmazdır. İşletme menfaatleri konusunda birimler arasında amaç birliği sağlanması şarttır. Aksi takdirde işletmeler, istenilen kar marjını yakalayamaz. Bu da rekabet edebilme ve hatta uzun vadede faaliyetlerini sürdürebilme konumundan uzaklaşmalarına sebep olabilir.
Geçmişte uygulanan klasik satın alma yönteminin aksine bugün, tedarikçiye bakış, ilişkiler ve uygulanan politikalarda değişmiştir. Modern satın alma yönteminde, tedarikçiyle geçmişte olan rekabetçi ve daha zayıf olan ilişkiler güçlendirilmiş; tedarikçi, aynı projenin bir partneri olarak görülmeye başlanmıştır. Bu durum, winwin(kazan kazan) anlayışıyla kalıcı ve gelişimci bir boyut kazanmıştır. Her iki tarafın da en iyiyi yakalama çabası kalite ve hizmet çıtasının yükselmesini sağlamıştır. Eski klasik metotlar yerine, tedarikçiyle yapılan sözleşmelerle piyasanın şartlarına göre güncellenebilen, kalite ve fiyat iyileştirmeleri sayesinde her iki taraf için de, süreç çok daha verimli bir hale getirilmiştir.
Sonuç olarak, klasik mantıkla en ucuz fiyat en iyi fiyat değildir. Çok yönlü bakılmadıkça, en ucuz fiyat bazen en pahalı olanıdır. Bu gibi durumlarda işletme mantığıyla, sağlayacağı birim fayda maliyeti iyi analiz edilmelidir. İşletmelerde para çıkışının olduğu yer satın almadır. Gereksiz satın alma sokağa atılmış para anlamına gelir. Önemli olan, yerinde ve uygun satınalmayı yapmaktır. Satın almadan sağlanan her kuruş, şirketin direkt karına eklenen değerdir. Bazen küçük gördüğümüz giderler, alışkanlığa dönüşerek büyük giderler haline gelebilir. Unutmayalım ki, ‘’Büyük gemileri küçük delikler batırır ’; bu nedenle satın almada yapılacak her alım, gerekli olan ve olmazsa olmaz kuralına dayanmalıdır.
Özetle; iyi bir satın almacı yaptıklarını yeterli görmeyendir. En iyi, en uygun, en verimli satın alma diye bir şey yoktur. Daha iyileri mutlaka vardır ve olmalıdır. Kendisini, birimini, yaptığı satınalma faaliyetlerini değerlendirince, söyleyebileceği tek söz’’ en iyi satın alma henüz yapılmayandır’ olmalıdır.
