Bir işi yaparken o işin ortaya çıkarılması, geliştirilmesi, başarılması için, maddi ve maddi olmayan kaynakları kullanırız. İşte bunlar içinde en önemli kaynak zamandır. Zamanı iyi kullanmak, verimli yönetmek işin başarılması için en belirleyici unsurdur. Zamanı iyi kullanamamak birçok insanda; yaşam dengelerini bozarak, asıl yapılması gereken işlere yeterince zaman ayırmamalarına neden olacaktır. Hayatımızın büyük bir bölümünü yapmamız gereken işler alır bu nedenle ailemize, dostlarımıza hatta kendimize bile yeterli zaman ayıramayız. Yeterince dinlenme olmazsa mutlu olmakta mümkün olmaz. Bütün hafta boyunca her gün saatlerce çalışıp zinde ve verimli kalmak mümkün değildir. İşte zamanı verimli kullanarak başarısızlık, verimsizlik, yorgunluk ve mutsuzluk gibi birçok olumsuz koşulların oluşmasını da ortadan kaldırırız. Önemli olan en değerli kaynağımız olan zamanı israf etmeden kullanmaktır.
Herkes ancak sınırlı zamanda iyi işler yapabilir. Önemli olan çok çalışmaktan ziyade bu sınırlı zamanı iyi ve etkili kullanmaktır. Zamanımızı iyi kullanamadığımız gün, işi bitirememenin moral bozukluğu ile biter. İşler bitmemiş yapılması gerekenler bitirilmemiş, ya da bir sonraki güne bırakılmıştır; daha da kötüsü geç saatlere kadar çalışarak bitirmeye çalıştığımızda yorgunluk ve gerginlikten dolayı, düşük kalitede bir işin ortaya çıkmasına neden olacaktır. Zaman telafisi mümkün olmayan çok değerli bir kaynaktır. Etkili bir yönetici olmanın en temel yollarından biri, zamanı iyi kullanmanın yollarını bilmek ve uygulamaktan geçer. Zamanı iyi kullanmanın birçok yöntemi ve programı vardır. Bunları hayata geçirdikçe hem hayatımızı kolaylaştıracak hemde kendimize olan güvenimiz artacaktır. Böylece kendi kapasite sınırlarımızın potansiyelini öğrenerek, onları geliştirmenin yollarını da öğrenmiş oluruz. Bu kıymetli kaynağa yaklaşım ve kullanma yöntemi, başarı veya başarısızlık arasındaki ibreyi de belirleyerek, sağlıklı ya da gergin biri olmamızda belirleyici olacaktır.
Zaman yönetimi aslında çok uzun bir konu olmasına rağmen burada kısada olsa anlatmaya çalışalım. Zamanı iyi kullanmamıza engel faktörlere bir göz atalım. Eminim birçoğumuz bu hatayı farkında olmadan her geçen gün mükemmelleştirerek yapmaktayız. Bunların başında aktivite tuzağı gelmektedir. Zamanı iyi kullanamayan her yönetici her zaman en meşgul olan hatta hiç zamanı olmayan belki de en çok çalışan görünümündeki kişilerdir. Aktivite tuzağında nelere takılırız? Bunların bazıları : kiriz yönetimi, herkesin tamamlayıcısı olmak, rutince yaklaşım olarak karşımıza çıkarlar.
Kriz yönetiminde bir yöneticinin en çok karşılaştığı durumdur. Bunda bir sorundan diğerine koşmak çıkan sorunlara kalıcı olmayan geçici çözümler bulmak, krizin içinde olan herkesin gerilim ve stres içinde olması, zamanı iyi yönetememenin önemli yönlerinden bazılarıdır. Zamanımızın birçoğunu ortaya çıkan sorunlara ayırıyorsak, bir süre sonra asıl görevimizin ne olduğunu unuturuz. Buna paralel asıl önceliklerimizin ne olduğunu bilmek gerekir. Sorunlar ortaya çıktıktıkların da geçici çözümler yerine, sorunların çıkış noktasına eğilmek ve neden kaynaklandıklarını irdelememiz gerekir. Diğer çalışanlarıda bu sürecin içine katarak sorunlara uzun vadeli ve kalıcı çözümler bulmak, gelecekte zaman kaybının önüne geçmemizi sağlayacaktır.
Herkesin tamamlayıcısı olmak, her işte kendini çözümün yetkilisi görmekten geçer. Bu yöntem başkalarının işini üstlenerek tek odak haline gelmektir. Diğerlerinin İnisiyatif kullanmasını engelleyerek gelişmelerinide olumsuz etkilemektedir. Böylece sorunun sahipleri, sorunu çözmekten uzak kalarak işten kaytarmak isteyenler içinde bahaneler üretilmesine vesile olurlar. Bu sorunu çözmek için kişileri sorunlarını çözmeye teşvik ederek, İnisiyatif kullanmaya alıştırmak gerekir. Böylelikle zamanı etkin kullanmayı sağlamış olacaktır. Sorumluluk ve çözüm, kişilerin işlerinin bir parçası haline gelecektir.
Rutin yaklaşımda ise her gün her hafta aynı işi yapmaktan dolayı ortaya çıkan ve yaratıcılıktan uzak bir durumun yaşanmasıdır. Aynı işi yapan yöneticiler yaptıkları işten bir süre sonra sıkılırlar. Yaratıcılıktan uzaklaştıklarını ve genel olarak yeteneklerini yeterince gösteremediklerini düşünürler. Bu durum onların moral bozukluğundan kaynaklı bir baskı altına girmelerine yol açar. Bunun çözümü de yapılan rutin işlerden başımızı kaldırıp yaptığımız işin, yapabileceğimiz ve yeteneklerimizi gösterebileceğimiz işlerle bağlantısı olup olmadığına bakmaktır. Akılcı ve zaman planlaması eşliğinde belirlediğimiz yeni hedeflere ulaşmaya çalışmaktır. Kısaca değindiğimiz bu üç durumda bizi yanlış bir sorumluluk anlayışı ile veya alışkanlık olduğu için asli görevlerimizin dışında, bir takım yanlış işleri yapmaya iter. Buna kısaca aktivite tuzağı da diyebiliriz. Bu tuzaktan kurtulabilmek için zamanımızı en etkili şekilde nasıl kullanmalıyız ve neler yapabiliriz?
Zamanı etkin ve planlı kullanmanın iki yüzü vardır. Bunlar; yapmamız gerekenler ve yapmamamız gerekenlerdir. Şunları yapmalıyız:
İşimiz ve ailemiz için ayırdığımız zamanı ölçülü ve uygun ayarlamak.
İş yerinde geçen zamanı etkili kullanmak.
Mevcut zamanda daha çok iş yapabilmek.
Zamanı planlamak ve yönetmek konusunda, kendimizi daha rahat ve güvende hissetmek.
Şunları da yapmaktan kaçınmalıyız: zamanı israf etmek, toplantılara geç kalmak, önemli işler yapmayı unutmak, belirlenen sürede işleri bitirmemek, kendimize olan güveni kaybedip sinirlenmek gibi durumlar bize zaman yönetimi tarafında handikaplar yaşatır. Birçok yönetici zaman tarafından tehdit altında tutulur. İşlerin zamanında yetiştirilmemesi acil işlerin üst üste çakışması, gibi nedenlerden dolayı bunalır daha iyi işler çıkaramama endişesiyle baskı altında kalırlar.
Bu kadar uzun bir konuyu kısaca özetlersek zamanımızı iyi kullanmaya ve yönetmeye başladığımızda hayatımızın tüm kesitlerinde önemli gelişmeler görmemiz mümkündür. Yaptığımız işleri acil kılan tek şey, zamanında yapmayıp ertelediklerimizdir.
Bugünün sorunlarının dünün çözümlerinden kaynaklandığını unutmamamız gerekir.
Candan Genceroglu
23.01.2013
