Hiçbir mantık, hiçbir yönetim bir yerde yangın çıktığı halde bir yöneticinin ’’ Benim yetkim yok yangının söndürülmesine müdahale edemem’’ gerekçesini kabul edemez.
Kendi görev alanı dışında, bizzat gördüğü aksaklığa şahit olduğu ve bunun zarara yol açacağını bildiği halde o eksikliği gidermeye teşebbüs etmiyorsa yönetim sürecinde bir arıza var demektir. Çalışanların gerek görüldüklerinde başka eksikliklerin giderilmesine koşup koşmaması yönetim sürecinin denetlenmesi açısından önemli ve kullanılması atlanamaz bir veridir. Böyle bir manzarayla karşılaştığımızda süratle şu noktalara bakmak gerekir.
İnanç, amaç ve hedeflere bağlılıkta sarsılma ve güvensizlik mi var?
Yanlış, isabetsiz bir ödüllendirme ve ödüllendirmeye bir tepki mi var?
Beklentilerin tespitinde ve karşılanmasında bir eksiklik mi var?
Özel bir sıkıntı, kişisel bir problem mi var?
Yöneticisine karşı bir inançsızlık mı var?
Şüphesiz daha birçok sorunu düşünmemiz ve teşhis etmemiz mümkündür. Bu tür durumlarda yönetim sürecinin tamamen gözden geçirilmesi şarttır. Takım ruhunu etkileyen olumsuzlukları ortadan kaldırmadan genel bir başarıyı yakalamak oldukça güçtür. İyi bir yönetim süreci, belirlenmiş görevin dışında da ortaya çıkan eksiklik ve olumsuzluklara müdahale tavrı ve sorumluluğu sağlar.
Yetkilendirme yaparken en dikkat edilmesi gereken konu yetkiyle yetkinliğin aynı şey olmadığını kavramaktır. Birisine en uç yetkileri vermekle onu yetkin(yeterli) hale getirmiş olmuyoruz. Yetkiyi yetkin olduğuna inandığımız kişilere vermeniz gerekiyor. Yeterli olmayana vereceğimiz yetki ne kadar işlevsiz ve sakıncalıysa yetkin birine vermediğimiz yetki de yönetim süreci için o denli sakıncalıdır.
Yetkinin devredilmesi ve sorumluluk
Bir yöneticinin bazı işleri yürütmek ve gerekli kararları almak için, bir başkasına veya gruba görev vermesine yetki devri denir. Yetki devri, gerçekte bir kısım yönetim işlerinin astlara verilmesidir. Yetki devri, üst yönetim seviyesinde alt yönetime doğru olur. Buna karşılık sorumluluklar aşağıdan yukarı doğru oluşur. Yetkinin devredilmesi halinde de nihai sorumluluktan kurtulunamaz. Bir yönetici, astına bir görevin yapılması için yetki devredince, ast bu işi yapmaktan sorumlu olur. Fakat yönetici de görevin gerektiği gibi yapılmasını sağlamaktan sorumludur. Çünkü yöneticiler hangi ölçüde yetki devretmiş olurlarsa olsunlar, astların bütün yaptıklarından ya da yapmadıklarından sorumludurlar. Bazı yöneticiler işlerin başında olmadıklarında işlerin aksamasından memnuniyet duyarlar. Bu durumda kendilerinin vazgeçilmez olduğunu ve onlarsız işlerin hiçbir şekilde yürümediğini göstermiş olurlar o denli vazgeçilmezdirler ki onlarsız bir gün bile işler yürütülememiştir. Gerçek bunun tam tersidir. Yokluğunda işlerin aksamadan yürüdüğü bir yönetici iyi bir yöneticidir. Takımını iyi kurmuştur. Görev ve yetki devri isabetlidir, karar ve uygulama sistemi sağlıklıdır, amaç birliğini sağlamıştır, personelini iyi eğitmiştir en önemlisiyse personelini kendisine değil işletmeye kazandırmıştır. Bu tespitimiz yöneticinin çok uzun süreler görevinin başında olmadığı zamanlarda geçerli olmaz. Birde yokluklarında işlerin daha iyi gittiği yöneticiler vardır. En sakıncalı yönetici tipleri de bunlardır.
Bazı yöneticiler, astlarına verilecek yetkileri kullanma yeteneklerinin olamayacağından korkarak yetki devrinden kaçınırlar. Bu itibarla, yetki devri bir sanattır.
Yetki devredilirken aşağıdaki ilkelerin gözetilmesi ve uygulanacak tedbirlerle riski büyük ölçüde azaltabiliriz;
Yetki devri istekli olmalıdır.
Yetki devri sonrası yetki kullanma süreci takip edilmelidir.
Görev alanına sık sık müdahale edilmemelidir.
Yetkinin kullanılmasını engelleyen tüm faktörler ortadan kaldırılmalıdır.
Yetki devredilirken görevler açık bir biçimde tanımlanmalı ve bununla ilgili yetkilerin sınırları belirtilmelidir.
Devredilen yetki ile buna ilişkin sorumluluk eşit olmalıdır.
Astın sorumluluk sınırları ve beklenen standartlar belirtilmelidir.
Üstler, astlarını periyodik olarak denetlemeli; ancak onların fikirlerini dinlemeye de önem vermelidir.
Üstler, kendileri daha iyi kararlar verecek durumda bile olsalar, astlarının en iyi oldukları konularda yetki devrinden vazgeçmemelidir.
Yetki devredilenin yapacağı personel seçimi ve görev dağılımına müdahale edilmemelidir.
Böylesine uzun bir konuyu özetlemek gerekirse yetenek ve becerilerin ortaya çıkmasını sağlamak için yönetim sürecini çok iyi yönetmek, İnsanın kapasitesini öğrenmek için ona bir şeyler yüklemek gerekir. Aksi halde gücünün neyi taşıyabileceğini bilmek mümkün olamaz. Yetenekler özel durumlarda ve krizlerde ortaya çıkar. İnsanların sorumluluğu arttıkça yıldızlaşır. Kendine güveni yerine gelir ve motivasyonla maksimum noktaya ulaşır. İnsanlar kendileriyle denk ya da daha üstün rakiplerini yenince yıldız olurlar.
